Nowa rzeczywistość cyfrowa – jak radzą sobie firmy z pracą zdalną w czasach pandemii

Praca zdalna to dla pracowników i ich menedżerów nowa sytuacja, dlatego wielu ciągle się uczy, testuje, szuka optymalnych rozwiązań. Dodatkowo w czasach pandemii wiele firm musiało wprowadzić zmiany globalne w procesach i zarządzaniu, z tego powodu zabrakło czasu na refleksję, jak mój zespół radzi sobie w nowej sytuacji, czy moi pracownicy potrafią pracować zdalnie? Jak utrzymać motywację i zaangażowanie w perspektywie długofalowej?

Niektóre firmy popełniły błąd uważając, że można przenieść pracę wykonywaną w biurze na pracę zdalną w stosunku 1:1, a nie można. Wiele firm, które zmuszone zostały do przeniesienia się w tryb pracy zdalnej obawiało się spadku efektywności pracowników. U przełożonych panowało przekonanie, że jak pracownik siedzi w domu, to nie pracuje, albo pracuje mało i szefowie narzucali swoim ludziom zbyt dużo zadań, albo przydzielili im takie zadania, które przekraczają kompetencje pracownika. 

Jak łatwo przewidzieć, w efekcie ludzie siedzą w pracy dłużej, są ciągle on-line. Odpowiadają na maile w weekend, reagują na wiadomości nawet późnym wieczorem. W ten sposób zaciera się granica między byciem off i on-line, a w pracy jesteśmy niemal non stop. Łatwo się domyślić, że ma to swoje konsekwencje długofalowe, takie jak stres, wypalenie zawodowe, kłopoty ze zdrowiem i problemy w życiu osobistym. Są też skutki, które firmy odczują trochę szybciej. To przede wszystkim spadek efektywności i motywacji pracowników, które wynikają z braku satysfakcji z pracy, a winna nie jest tu sama forma pracy zdalnej, ale jej zła organizacja, brak równowagi i higieny cyfrowej oraz brak wiedzy, jak taką pracą zarządzać.

Najnowsze badanie opublikowane w lipcu 2020 r., przeprowadzone przez naukowców z Harvard Business School i New York University pokazuje, że na pracę zdalną poświęcamy znacznie więcej czasu niż przed pandemią, a typowy dzień roboczy w trybie pracy zdalnej wydłużył się średnio o 48,5 minut. Tworzy to środowisko pracy, w której pracownicy czują, że nie mogą się „wyłączyć”/ (albo wylogować). Organizacje dbające o Digital Wellbeing definiują między innymi wyraźne granice używania narzędzi cyfrowych przez swoich pracowników, aby wracali do pracy wypoczęci, zdolni do tworzenia efektywnej  i pozytywnej kultury pracy.

Od września znajdują nas firmy i pytają o warsztaty albo prezentacje z tematu Digital Wellbeing, ponieważ “właśnie okazało się”, że aby pracownicy byli efektywni i zmotywowani długofalowo, muszą się wylogować z sieci i z pracy, aby zregenerować się i naładować baterie. Okazało się, że ciągłe bycie on-line i brak granic powoduje obniżenie nastroju oraz stres.

Digital Wellbeing – to podejście oraz narzędzia, które pomagają ludziom znaleźć lepszą równowagę w korzystaniu z technologii cyfrowych. Wprowadzenie tych rozwiązań zwiększa produktywność osobistą i zespołową, pomaga zadbać o równowagę on-off oraz odzyskać dla siebie czas i energię.

W ostatnich miesiącach najczęściej rozmawiamy z pracownikami i firmami na temat tego:

  • jak zarządzać czasem spędzonym on-line w życiu zawodowym i osobistym
  • jak radzić sobie z przebodźcowaniem, obniżeniem zdolności koncentracji, by częściej osiągać flow
  • jak odzyskać energię, jak stawiać granice i zadbać o higienę cyfrową w pracy i w domu.

Powiedzmy sobie szczerze, jeśli pracownik od marca pracuje zdalnie, ponad normę, bo żadne normy nie zostały ustalone, sprawy związane z pracą załatwia wieczorem, w weekendy, spina się, by dobrze wykonać zadania. Jest pełen frustracji, przeciążenia, bo nie ma kiedy zadbać o siebie i swoją energię, to ogarnia go zniechęcenie, zaczyna być podenerwowany, roztargniony w ciągłym niedoczasie. 

Często pracujemy indywidualnie z klientami, ale widzimy, jak bardzo potrzebne są rozwiązania systemowe, zbudowanie kultury Digital Wellbeing. Wielkie znaczenie dla jej przestrzegania ma wypracowanie jasnych zasad, dobry przykład szefa i żelazna solidarność w zespole. Bo jeśli powiemy sobie, ok. w weekend wypoczywamy i jesteśmy off, a niektórzy pracownicy albo menedżer będą wysyłać maile, to nic z tego nie będzie. Presja i potrzeba pokazania, że jest się dobrym pracownikiem i ważnym członkiem zespołu są bardzo silne i dlatego odpowiadamy na wiadomości w weekend albo o 22:00.

To już się dzieje. Firmy tworzą kulturę Digital Wellbeing, wprowadzają weekendy off, bloki pracy off, dbają o zasady higieny cyfrowej i tworzą pracownikom warunki do pracy w skupieniu. Na świecie to wcale nie jest nowy trend, a przykłady z tu i teraz z czasów koronawirusa? W sierpniu 2020 Google ogłosił Friday off. Tym samym daje pracownikom kolejny dzień wolny, aby uniknąć wypalenia zawodowego, kiedy Covid-19 Pandemic wkracza w siódmy miesiąc.

Proces cyfryzacji przyspieszył. Wiele firm pracuje zdalnie i zdaje już sobie sprawę, że ani za miesiąc, ani za pół roku nie wrócimy do starych biurowych porządków. Dlatego kluczowe jest zadbanie o higienę cyfrową i kulturę Digital Wellbeing z perspektywy długofalowej i stabilnej efektywności firmy, a także zadowolenia z pracy i motywacji pracowników.

 

 

 

*źródło: https://forsal.pl/biznes/firma/artykuly/7821517,pandemia-nadgodziny-praca-zdalna-wiecej-spotkan-i-wyslanych-e-maili.html