Z powodu pandemii byliśmy zmuszeni z dnia na dzień przenieść się całkowicie do świata on-line. Praca zdalna stała się naszą codziennością. Prawda jest taka, że jest to wielki eksperyment: pracownicy nie wiedzą, jak pracować zdalnie; liderzy zastanawiają się jak taką pracą zarządzać, by utrzymać zaangażowanie pracowników i zadbać o ich równowagę cyfrową. Po co? Aby pracownicy zachowali efektywność, motywację i nie ulegli syndromowi wypalenia zawodowego przez nieustanne bycie on-line.

Z naszego doświadczenia wynika, że pracowników, którzy w marcu zostali zmuszeni do przeniesienia się z praca do domu i pracowania zdalnie można podzielić na cztery grupy: 

Szczęśliwi odkrywcy – czyli ci, którzy dowiedzieli się, że praca zdalna to jest TO. Najlepiej czują się w domowym outficie, nie tracą czasu na długie dojazdy, wreszcie mogą się skoncentrować i pracować w spokoju, bo w końcu nie rozprasza ich brzęczące jak ul środowisko open space, small talk obok ich komputera i nieustanne spotkania. W głębi duszy boją się powrotu do biura, a ci bardziej przedsiębiorczy już obmyślają, jak zostać freelancerem, aby tego uniknąć.

Adaptacyjni – to pracownicy, którzy odnaleźli się w nowej sytuacji. Pierwsze miesiące to był okres prób i błędów oraz uczenia się jakoś po drodze, obserwowania siebie i swojego funkcjonowania w nowych warunkach. Wyciągnęli wnioski, sięgnęli po wiedzę dostępną w Internecie i funkcjonują na wypracowanych przez siebie zasadach. Pewnie mogliby pracować lepiej i efektywniej, ale na razie trzymają się tego, co im działa.

Stęsknieni – to pracownicy, którzy nie potrafią odnaleźć się w pracy zdalnej i z całego serca życzą sobie powrotu do biura. Potrzebują rytmu dnia, potrzebują rano się ubrać w koszulę, a potem wypić poranną kawę ze współpracownikami w biurze. Brakuje im spotkań i realnego kontaktu z ludźmi, rozmów w kuchni i na korytarzu. Pracując w domu nie potrafią się zmobilizować. Czują sami, że mają niską efektywność, zadania się ciągną i trudno je skończyć, co mocno demotywuje. Wstają więc często od komputera i tu coś zjedzą, tu coś obejrzą, błądzą po Internecie wypełniając czas między spotkaniami. W rezultacie czują się zniechęceni i spada im motywacja. 

Zabiegani – to grupa osób, dla której praca zdalna jest trudna w tym sensie, że nie wiedzą, czego dokładnie się od nich oczekuje. Wiedzieli, ile pracy mają wykonać będąc w biurze, ale teraz nie są tego pewni. A ponieważ zawsze byli dobrymi i ambitnymi pracownikami teraz pracują jeszcze więcej. Są dostępni non-stop, wieczorem i w weekend on-line, gotowi odpisać na maila czy odpowiedzieć na czacie, starają się wykonać jak najwięcej pracy. Wciąż w poczuciu niedoczasu i z telefonem w ręku, czują się potrzebni i zmotywowani, ale wytwarzają presję na siebie i na otoczenie. W konsekwencji są w dużym napięciu i często ucieka im sporo informacji, a zadaniom poświęcają tylko część swojej rozproszonej uwagi. Szczególnie często mamy takich zabieganych klientów z branży IT, marketingu i social mediów, z młodych i ambitnych firm oraz start-upów. 

Trochę z przymrużeniem oka mówimy o tym podziale, by pokazać, że:

• Przeniesienie z biura na pracę zdalną to nowa sytuacja, którą menedżerowie, firmy i pracownicy dopiero oswajają i uczą się nią zarządzać. Można nastawić ten proces tak, by uniknąć krótkofalowo spadku efektywności, a długofalowo spadku motywacji i zaangażowania, a także wypalenia zawodowego.
• Nie dla wszystkich praca zdalna jest łatwa i przyjemna. Różne osoby i typy pracowników będą sobie z nią radziły lub nie radziły na swój sposób i warto ich w tym wesprzeć.
• Przejście na pracę zdalną to nie jest przeniesienie 1:1 sposobu pracy w biurze, wymaga innych narzędzi, innego zarządzania i ma wiele słabych miejsc – warto wiedzieć, jak pracować zdalnie, by motywować i wspierać pracowników.
• Ponieważ wszystko przeniosło się do przestrzeni cyfrowej trzeba zadbać o digital wellbeing i zwykłą higienę cyfrową w pracy, by być efektywnym i osiągać flow, regenerować się i odpowiednio ładować baterie, a w końcu by praca zdalna stała się korzyścią i benefitem, a nie zmorą czasów pandemii.

Zaproponowany przez nas podział pracowników zdalnych ma również odzwierciedlenie w doświadczeniu naszych klientów. Wynika z niego, że ich szerokie grono należy jednak do grup, którym coraz trudniej jest zmobilizować i skoncentrować się na pracy. Nie tylko zacząć, ale też dokończyć zadanie. U wielu wywołuje to frustrację i stres. Inni odczuwają presję pracując zdalnie i w konsekwencji są ciągle w pracy, wieczorem na mailu i w weekend też. Nie potrafią jasno ustalić granic. Dlatego tak ważne jest, aby zadbać o swoją równowagę cyfrową i znaleźć sposób, na zwiększenie efektywności swoich działań oraz utrzymanie właściwej motywacji.

Nad czym konkretnie powinniśmy pracować?

• nad wyznaczeniem granic między byciem on-line i off-line;
• nad wyznaczeniem dziennych celów, bloków pracy i przerw, a także rytuałów kończących pracę;
• nad zdefiniowaniem z zespołem i menadżerem kanałów i zasad komunikacji, które wspierają, a nie rozpraszają i rozbijają dzień pracy;
• nad wprowadzeniem zasad i działań dbających o higienę cyfrową członków zespołu, również takich, które pozwalają im odpocząć od technologii cyfrowych, by się zregenerować i utrzymać wysoki poziom energii;
• nad wypracowaniem indywidualnych strategii Focus, które pomagają pracować efektywnie i kończyć zadania;
• nad rolą managera w tworzeniu digital wellbeingu i zarządzaniu zespołem pracującym zdalnie.

Podsumowując, w tej nowej dla wszystkich sytuacji potrzeba przede wszystkim zadbać o siebie i własną motywację. Poradzić sobie z poczuciem zmęczenia i zniechęcenia, ustalić jasne zasady, zadbać o równowagę cyfrową, o czas z dziećmi i rodziną, by nie zatrzeć granicy między pracą i życiem osobistym. 

A jeśli potrzebujecie pomocy we wprowadzeniu digital wellbeingu w swojej firmie chętnie wspomożemy Was w tym procesie. Wystarczy do nas napisać – lub zadzwonić.