Brak koncentracji i stan połowicznej uwagi – nowe wyzwania w czasach cyfryzacji

Widzimy na rynku dwa wielkie trendy rozwoju: cyfryzacja i robotyzacja. Tym zmianom towarzyszy, wymuszone przez sytuację, przestawianie się firm na pracę zdalną. W takich kierunkach idą dzisiaj firmy i biznesy wspierane przez technologie, ale wiele naszych umiejętności i metod organizacji pracy pozostaje w tyle.

O pracy zdalnej przeczytasz Tutaj.

Część pracy prostej i powtarzalnej mogą już wykonywać roboty. Praca, której nie można zastąpić nabiera coraz większej wartości. To takie zadania, które wymagają kreatywności, stworzenia nowych rozwiązań, treści, produktów oraz zadania specjalistyczne, jak np. analiza finansowa, plan działań marketingowych, programowanie, tworzenie projektu, tworzenie koncepcji prezentacji czy pisanie artykułu. Takie zadania wymagają umiejętności pracy w skupieniu, koncentracji uwagi, którą tracimy w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza. Z jednej strony narzędzia internetowe (e-mail, media społecznościowe, portale informacyjno-rozrywkowe, komunikatory, powiadomienia), a z drugiej szum informacyjny, natężona komunikacja on-line i duża ilość spotkań.

Najnowsze badania pokazują, że pracujemy dłużej. „Spotykamy się” z większą liczbą osób. I wysyłamy więcej e-maili. Liczba spotkań wzrosła o około 13 proc., ale za to skrócił się czas ich trwania. Pracownicy częściej komunikowali się między sobą za pomocą e-maili. Tych było średnio o 1,4 więcej niż w tzw. „normalnych czasach”.”

Te wyniki pokazują nam utrwalanie się typowego nawyku pracy w stanie połowicznej uwagi, co potencjalnie obniża wydajność. Wydaje nam się, że zaglądanie do maila, sprawdzanie powiadomień i odpisywanie w komunikatorze co 10 minut jest nieszkodliwe. To złudna interpretacja rzeczywistości, ponieważ rozproszenie znacząco obniża jakość zadań wykonywanych przez pracowników umysłowych, specjalistów i pracowników wysoko wykwalifikowanych. Z doświadczeń naszych klientów wynika, że trudno jest im nie tylko zabrać się i zacząć zadanie, ale przede wszystkim skoncentrować się dłuższy czas, by to zadanie dokończyć. Okazuje się również, że powrót do przerwanego mailem zadania, kosztuje nas więcej energii, uwagi niż zrobienie tych dwóch czynności po sobie.

Co nas rozprasza?

Od czasu, kiedy Internet i smartfony otworzyły nam nieograniczony dostęp do mediów społecznościowych, platform, komunikacji i rozrywki w dość krótkim czasie nauczyliśmy nasz mózg nieustannie reagować na bodźce. A zasada jest prosta. Im więcej bodźców przyjmujemy, tym bardziej nasz mózg ich potrzebuje, w konsekwencji tracimy zdolność koncentracji uwagi na jednym zadaniu. Badania pokazują, że jeśli e-mail wybije nas z pracy w skupieniu to trwa nawet kilkanaście minut, zanim wrócimy do pełnej koncentracji na poprzednim zadaniu. Ten czas zależy od tego jak wymagające było zadanie.

Co gorsza, tej tendencji nie da się odwrócić, bez podjęcia świadomej pracy nad zmianą. Jeśli przez dłuższy czas pracujemy w rozproszeniu, to nasza zdolność pracy w koncentracji trwale się zmniejsza. Można porównać to do braku treningu dla mięśni. Jeśli nie ćwiczymy regularnie np. biegania, to kiedy będziemy mieli przebiec dłuższy dystans, dostaniemy zadyszki, kołatania serca, uderzeń gorąca itp. Podobnie jest z koncentracją, jeśli przyzwyczailiśmy nasz mózg do pracy w stanie połowicznej uwagi i nieustannym przerywaniu nam pracy, to trudno będzie się nam skoncentrować na jednym zadaniu przez 20 minut, bo nieświadomie będziemy po tym czasie szukać rozpraszaczy (telefon, Internet, mail – cokolwiek).

Dlaczego ta praca w skupieniu jest tak ważna i po co zajmujemy się nią w programach Digital Wellbeing?

Ponieważ pracownik odczuwa satysfakcję z pracy m.in. wtedy, kiedy osiąga w niej często stan flow, kiedy praca mu dobrze idzie, czyli kiedy jest twórczy i produktywny, potrafi skoncentrować się i czuje zadowolenie z zakończonego zadania. Czyli jeśli pracownicy mają trudność z prokrastynacją, nie potrafią się skoncentrować i kończyć zadań, to nie tylko spada efektywność w firmie, ale też motywacja i ogólne zadowolenie z pracy.

Jak rozwijać te umiejętności? Warto skorzystać z zestawu narzędzi i zasad, które pomogą nam przygotować miejsce pracy i będą strzegły nas, przed próbami rozproszenia. Ponadto potrzeba jest znajomości procesów uczenia się, koncentracji uwagi czy wspierania kreatywności. Badania Andersa Ericssona o zdolności jednostki do pracy trudnej poznawczo pokazują, że trenując tę umiejętność można osiągnąć nawet 4 godziny pracy w pełnej koncentracji (rzadko więcej).

Już dziś każdy, kto potrzebuje zmiany w tym obszarze, może zacząć od trzech prostych kroków:

  1. To co pomoże skupić uwagę to single tasking. Jak piszesz maila – dokończ go. Jeśli czytasz artykuł – doczytaj go do końca. Jak zauważyli niektórzy z naszych klientów, wcale nie jest to takie proste, ponieważ mózg przyzwyczajony do otrzymywania bodźców i częstej symulacji, szuka rozpraszaczy. Dzięki temu świadomie ćwiczycie koncentrację uwagi i uczycie wasz umysł tego nawyku.
  2. W pracy warto podzielić pracę na bloki pracy w skupieniu po 20 lub 25 minut, podczas których poświęcisz uwagę tylko jednemu zadaniu i nie pozwolisz nikomu i niczemu zabrać Twojego czasu i Twojej uwagi. Pomogą w tym takie skuteczne techniki jak: pomodoro, sprinty, blokowanie czasu off w kalendarzu. Z czasem można wydłużyć te bloki do 30 minut a potem do 45 minut.
  3. Ustal w ciągu dnia czas na mailowanie, czyli czas, kiedy sprawdzasz korespondencję i odpowiadasz na wiadomości. Po załatwieniu skrzynki, wyłącz pocztę i powiadomienia i przejdź do pracy na konkretnym zadaniem. Dzięki temu nie będzie pokusy, by zaglądać do skrzynki mailowej. Odpisywanie na maile nie zabierze ci agendy całego dnia. Dla tych, którzy obawiają się, że przyjdzie strasznie ważny mail, który nie może poczekać polecamy ustawienie automatycznej odpowiedzi.

To tylko pierwszy krok, proste zmiany, które można zastosować. Organizacja pracy pod względem efektywności i koncentracji jest bardzo indywidualne i zależne od pozycji oraz zakresu obowiązków, dlatego w naszym programie Balance dla pracowników, ustalamy z klientem indywidualną strategię pracy. W zespołach podczas warsztatów Digital Wellbeing pomagamy nastawić zdrową równowagę cyfrową i podnieść efektywność.

Digital Wellbeing Space – pomagamy przywrócić zdolność koncentracji i efektywność

Źródło badań: https://forsal.pl/biznes/firma/artykuly/7821517,pandemia-nadgodziny-praca-zdalna-wiecej-spotkan-i-wyslanych-e-maili.html