Ubiegły rok to okres, w którym wszyscy przeżywaliśmy trudne chwile gasząc niespodziewany pożar wywołany pandemią COVID-19. Z dnia na dzień musieliśmy dostosować się do nowej, ciągle zmieniającej się sytuacji i uczyliśmy się, jak funkcjonować w tej niepewnej dla rzeczywistości.

Rok 2021 będzie rokiem optymalizacji i przemyślanych zmian nie tylko dla dużych korporacji, ale również dla dla małych i średnich przedsiębiorstw. Prognozuje się, że będzie to okres, w którym policzymy zyski i straty i będziemy szukać najlepszych sposobów na pracę w zmiennym środowisku. Nauczymy się efektywnie wykorzystywać komunikację na odległość, doceniać osobiste spotkania. Wielkim wyzwaniem będzie nauczenie się organizacji pracy, a także dbania o higienę i równowagę w cyfrową w zdalnej rzeczywistości. 

Kilka przemyśleń i obserwacji dotyczących tego, co czeka pracodawców i pracowników w nadchodzącym roku 2021.  

Upskilling i reskilling w odpowiedzi na zmieniające się warunki pracy

Koronawirus zmienił warunki pracy, narzędzia i techniki pracy. Podnoszenie kwalifikacji (upskilling) i przekwalifikowanie pracowników (reskilling) stanie się kluczowe w nadchodzącym roku. Większość firm przeszła jakiś rodzaj transformacji lub zmiany modelu biznesowego, takie firmy powinny zadbać o przestrzeń na edukację pracownika, tzn. realnie wliczyć w zakres czasu pracy czas na podnoszenie kwalifikacji. Upskilling oznacza, że pracownik dostosowuje siebie i swoje kompetencje do zmieniających się warunków pracy i narzędzi komunikacji, a także do szybkiego rozwoju nowych technologii. Brak takiego bufora czasowego, zachęty i zrozumienia ze strony pracodawcy, będzie się wiązał ze stresem i frustracją, spadkiem poczucia kompetencji (bo nie umiem, nie radzę sobie), co przełoży się na spadek motywacji i mniejsze zaangażowanie w pracę. Pracownicy po trudnym okresie adaptacji do zmiany muszą w nadchodzącym roku dorównać kompetencje do nowych warunków w zakresie pracy zespołowej, komunikacji, zarządzania swoją higieną cyfrową, organizacją czasu pracy zdalnej itd. 

Firmy powinny zadbać o upskilling i wliczyć w czas pracy podnoszenie kwalifikacji pracowników do nowych warunków i narzędzi pracy.

Digital Wellbeing – środowisko online jest nowym standardem

A właściwie nowym standardem jest to, że pracownik nie tylko spędza 8 – 10 godzin wyłącznie przed niebieskim ekranem, ale też przez większość czasu jest on-line. Wyzwaniem dla pracodawców i HRów jest zadbanie o higienę i równowagę cyfrową pracowników, czyli o tzw. digital wellbeing. Warto wyjaśnić, digital wellbeing zajmuje się tym, jak zmienia się nasze funkcjonowanie pod wpływem technologii, jaki wpływ ma ona na nasze zdrowie fizyczne, psychiczne, procesy kognitywne, a także naszą pracę.  Programy digital wellbeing uczą tego, jak odpoczywać i regenerować się podczas i po pracy przy ekranach, jak dbać o higienę cyfrową, a także tego, jak zarządzać koncentracją i pracować w skupieniu, aby podnieść produktywność i kończyć zadania. Brak higieny i równowagi cyfrowej jest jednym z najbardziej palących problemów wellbeingu pracowników, który prowadzi do przebodźcowania, stresu, trudności z koncentracją i spadku motywacji. Dlatego firmy już od kilku lat wprowadzają programy digital wellbeingu i starają się budować zdrową równowagę cyfrową w organizacjach i zespołach pracujących zdalnie. Jest to nie tylko mocny trend od 2018 roku, ale konieczność ochrony zdrowia i kondycji psychicznej pracowników. 

Kulturę wielu firm czeka test bojowy 

Firmy będą inwestować w narzędzia online, które usprawnią pracę pracowników, będą też edukować z ich wykorzystania. Firmy oszczędzą na kosztach podróży, wynajmie i sprzęcie biurowym, ale muszą bardzo zadbać o zdrowie psychiczne pracowników. Podsumowania roku 2020 pokazują, jak trudno jest nam jako ludziom znieść izolację, samotność i ograniczenie kontaktów interpersonalnych. Dodatkowym obciążeniem jest przebodźcowanie i brak aktywności przy wielogodzinnej pracy przy ekranach. To wszystko ma negatywny wpływ na nasz stan psychofizyczny. Badania pokazują, że najgorzej znoszą tę sytuację osoby w wieku 20 – 32 lat. Starsi radzą sobie trochę lepiej, również ze względu na stabilniejszą sytuację życiową i posiadanie rodziny. W roku 2021 priorytetem będzie zdrowie psychiczne pracowników i zdrowego stylu życia jako elementu kultury firmy, zmiana podejścia do organizacji czasu pracy zdalnej. Może niektóre firmy przekonają się, że miarą efektywności nie jest tylko czas spędzony w biurze czy przed komputerem. Jeśli cele są zdefiniowane i zrozumiałe dla wszystkich, to ludzie nie potrzebują określonego czasu pracy, ponieważ bez niego mogą również osiągnąć oczekiwane rezultaty, a przy okazji wykazać się samodzielnością i zadbać o siebie, swoją rodzinę i sprawy osobiste.

Komunikacja, optymalizacja i skrócenie dystansu 

Technologia daje nam bardzo skuteczne narzędzia do komunikacji, ale nie nauczyliśmy się jeszcze w pełni ich używać, ani nie wypracowaliśmy wspólnych zasad nowej komunikacji. W 2021 roku czeka nas wielka lekcja nauki komunikacji na odległość. Kluczową rolę odgrywa w niej radykalna otwartość, natychmiastowy feedback, wyjaśnianie intencji i oczekiwań. Uważam, że wielkim wyzwaniem dla zespołów jest ustalenie na nowo kanałów i sposobów komunikowania się w tzw. onlajnie. Radykalna otwartość wymaga skrócenia dystansu w pracy między przełożonym i zespołem, dawania w komunikacji więcej osobistego zaangażowania, humoru i zrozumienia. Patrzenie na siebie, jak na ludzi, którzy są czasem zmęczeni, czasem z rodziną, psem i całym domem na głowie. 

Kolejnym wyzwaniem jest optymalizacja kanałów komunikacji. Najczęściej wymienianym problemem zespołów, z którymi pracujemy jest niska efektywność spotkań on-line, ogromny szum komunikacyjny, który rozprasza i uniemożliwia wykonywanie pracy. Mnożące się spotkania, które dezorganizują dni i tygodnie pracy, powodują frustrację i stres. Uważam , że ważnym zadaniem dla każdego zespołu jest ustalenie jasnych zasad pracy, zdefiniowanie oraz optymalizacja kanałów komunikacji i spotkań on-line. 

Decentralizacja i znaczenie liderów oraz managementu średniego szczebla

Poprzez pracę zdalną maleje poczucie przynależności do firmy i zaangażowania w firmę jako wielką całość. Rośnie znaczenie i rola zespołu i bezpośredniego przełożonego – lidera oraz managementu średniego szczebla. To ich kompetencje staną się kluczowe dla zapewnienia efektywności, zaangażowania i zadowolenia pracowników w firmie. Decentralizacja jest naturalną konsekwencją pracy zdalnej. Zespół spotyka się miesiącami sam ze sobą, ze swoim liderem i menadżerem, rzadziej z innymi specjalistami lub menedżerami. Wymaga to innego spojrzenia na przywództwo liderów i menedżerów, jako na kluczowy i ryzykowny czynnik. Sprawne kierownictwo średniego szczebla i konsekwentne informowanie co, kto, kiedy, gdzie i jak może zrobić dla firmy, to klucz do sukcesu wielu zespołów.