Digital Wellbeing i stres cyfrowy w środowisku pracy. Nowe wyzwanie dla firm.

W ciągu ostatnich dwóch miesięcy nasze życie w błyskawicznym tempie przeniosło się do przestrzeni on-line, przyspieszyliśmy w ten sposób, w i tak już galopującej, rewolucji cyfrowej. Technologii jest coraz więcej w naszych domach i pracy, ale wciąż mało wiemy, o jej wpływie na nasz umysł i nasze zdrowie psychiczne, a to co już wiemy, prowadzi firmy i działy HR do jednego wniosku: Digital Wellbeing jest nie tylko bonusem pracowniczym, ale wręcz koniecznością, a umiejętność utrzymania zdrowej równowagi cyfrowej wśród pracowników jest jedną z podstawowych potrzeb współczesnego biznesu.

Wnioski z badań z ostatniej dekady jednoznaczni wskazują, że nadużywani technologii cyfrowej negatywnie wpływa na kondycję psychofizyczną pracowników, obniża nastrój, spłyca relacje i więzi społeczne, osłabia zdolność koncentracji i powoduje stres. WHO podaje jako jedną z przyczyn złego stanu zdrowia pracowników przebodźcowanie i stres cyfrowy. Konsekwencją jest spadek produktywności i kreatywności oraz większa rotacja i absencja pracowników. I jest to wystarczający powód do zmartwień dla właścicieli film, inwestorów i HRów. W takim razie nasuwa się pytanie:

Przed jakimi zagrożeniami i wyzwaniami stoimy w obliczu rewolucji cyfrowej

Stres cyfrowy
Oznacza napięcie, jakie odczuwamy w wyniku interakcji z technologiami cyfrowymi (e-maile, SMS-y, media społecznościowe, smartfony, aplikacje). Stresorami w tym wypadku są: przeciążenie informacyjne, wielozadaniowość, szum cyfrowy związany ze zbyt dużą ilością komunikatorów i aplikacji, syndrom FOMO czy poczucie niedoczasu. Nadmierne korzystanie z technologii cyfrowej wpływa również negatywnie na ilość i jakość snu. Ponadto jeszcze bardziej zaciera granice między życiem prywatnym i zawodowym, co stanowi źródło dodatkowych napięć i stresu.

Raport PME pt. „Mental Health. Odporność psychiczna pracowników. Emocje i biznes” z 2019 r. podaje, że ponad połowa absencji Polaków w pracy jest pochodną problemów związanych ze stresem. WHO szacuje również, że do roku 2030 depresja stanie się najczęściej diagnozowaną jednostką chorobową na świecie.

W trosce o dobrostan swoich pracowników firmy na całym świecie wprowadzają już kompleksowe programy Digital Wellbeing, które pomagają budować takie środowisko pracy, które podnosi efektywność pracowników i zespołów, przy jednoczesnym obniżeniu stresu cyfrowego i przeciążenia informacyjnego. Efektem takich programów jest min. podniesienie produktywności i poprawa ogólnego dobrostanu pracowników.

Technologie obniżają wydajność

Po pierwsze – zakłócenia. Pracownicy są wstawieni na ogromną ilość dystraktorów: smartfony i e-maile, wewnętrzne komunikatory i środowisko open-space, od którego zresztą firmy powoli odchodzą, tworząc przestrzenie do spotkań i przepływu idei i dbając jednocześnie o ciche miejsca pracy umożliwiające skoncentrowanie się na zadaniu. Ponieważ to właśnie zakłócenia i komunikatory obniżają efektywność i koncentrację, a u specjalistów utrudniają osiągnięcie stanu flow w wykonywaniu złożonych lub analitycznych zadań.

Po drugie – ciągła krzątanina związana z wysyłaniem i odpisywaniem na e-maile, wiadomości na messengerze czy whats up’ie, która powoduje co prawda przyjemne uczucie bycia potrzebnym i nieustannie zajętym, ale nie oznacza produktywności. W przypadku pracowników umysłowych, których zadaniem jest praca twórcza i tworzenie nowych jakości taka krzątanina obniża wydajność pracy, co może powodować stres i spadek satysfakcji z pracy.

Po trzecie – przeciążenie informacyjne w konsekwencji którego zakłócony zostaje naturalny sposób myślenia linearnego (stan spokojnego i skoncentrowanego umysłu). Zamiast tego nasz mózg dostaje i oddaje informacje w krótkich i chaotycznych porcjach – im szybciej tym lepiej. Efekt jest taki, że jesteśmy zdekoncentrowani, mamy trudności z utrzymaniem uwagi na jednym zadaniu, zapominamy co i gdzie czytaliśmy i często dokonujemy uproszczeń i skrótów myślowych.

Będzie trudno…
Ponieważ cyfryzacja obejmuje już wszystkie poziomy naszego życia, a wciąż brakuje świadomości, jak ją kontrolować i jak bardziej zadbać o zdrową równowagę. Wielkim pożeraczem naszego czasu i uwagi są media społecznościowe, które wykorzystują mechanizm nagrody i wzmocnień pozytywnych. Mechanizm ten uruchamiany regularnie powoduje tworzenie się nawyku i w konsekwencji nadużywanie mediów cyfrowych. Internet to system szybkiego udzielania odpowiedzi i nagradzania, który kontroluje naszą uwagę w dużo większym stopniu, niż jakikolwiek inny nośnik przekazu, a powoli brakuje takich miejsc, w których możemy się na chwilę odłączyć. A czy będzie gorzej? Zależy w dużej mierze od dwóch czynników: czy nauczymy się tego, w jaki sposób zarządzać narzędziami cyfrowymi w pracy i przestrzeni osobistej, a także czy postawimy na edukację (dzieci i dorosłych), czyli naukę umiejętności budowania zdrowej równowagi cyfrowej.

Jakie działania podejmują firmy na świecie

Wiele firm już podjęło kroki, których celem jest obniżenie przeciążenia informacyjnego (np. Daimler, BMW, AXA), redukcja komunikacji e-mailowej, czy wyłączenie poczty poza godzinami pracy (Volkswagen już w 2012 roku). Obejmuje to również wyłączenie wyskakujących okienek i powiadomień na smartfonach oraz komputerach.

Kolejnym rozwiązaniem są bardzo popularne ostatnio programy i aplikacje „pilnujące” screen time’u, narzędzia minimalizujące liczbę otwartych kart czy ograniczające dostęp do stron i platform. Takie kroki podjęły w ubiegłym roku takie firmy jak Facebook, Apple oraz Google – w oficjalnej wypowiedzi firma Google komentuje: „Wierzymy, że technologia powinna poprawić życie, a nie odwracać od niego uwagę”. Ich stosowanie jednak bardziej pokazuje istniejący problem, niż przynosi jego długofalowe rozwiązanie, które wymaga również edukacji budowania świadomości, a nie stawiania wyłącznie zapór i ograniczeń.

Dlatego wiele światowych firm wdraża już programy Digital Wellbeing, m.in. GlaxoSmithKline – program TeamResilience, Garmin International czy program Johnson&Johnson WorkplaceRespons, które uczą pracowników i zespoły jak mądrzejszej i zdrowiej zarządzać swoją pracą i technologiami cyfrowymi w środowisku pracy. Pokazują też, że można jednocześnie być bardziej efektywnym oraz skupionym na zadaniu i spędzać czas dobrej jakości z rodziną. Programy te koncentrują się na budowaniu świadomości, zmianie nawyków pracowników, reorganizacji środowiska pracy oraz na aspektach poprawy zdolności kognitywnych i ochronie czasu pracowników.

Chociaż technologia sama w sobie jest neutralna, to sposób w jaki z niej korzystamy, nasze nawyki cyfrowe oraz zachowania, jakich oczekuje się od nas w środowisku pracy mogą wywoływać stres, obniżenie nastroju i spadek efektywności. Dlatego warto dbać o równowagę cyfrową na wszystkich poziomach struktury firmy, a także o higienę cyfrową w życiu prywatnym.